Coordinateur/trice d’événements
Le(la) coordinateur(-trice) d’événements assure une expérience harmonieuse dans le processus de planification et d’exécution d’un événement. Iel offrira un support fiable et continu aux usagers de l’espace d’une façon à ce que les membres de la communauté de Concordia, les startups ainsi que les employés de District 3 aient une expérience positive en lien avec nos évènements. Le(la) coordinateur(-trice) travaillera sous la supervision du responsable administratif.
Responsabilités
- Créer des évènements via l’écosystème de startups, pour assurer une relation fortifiée avec les unités de District 3 Innovation Hub et leur communauté
- S’assurer qu’il y a des réservations d’événements dans l’espace d’une base courante.
- Coordonner les réservations de salles dans nos bureaux aux campus Loyola et Sir George Williams ainsi qu’à l’externe.
- Trier les requêtes de réservations d’événements dans un délai convenable.
- Rencontrer les organisateurs d’évènements pour assurer une clarification sur le public visé, les ressources requises, le format ainsi que le but de chaque évènement. Tout ceci pour créer une expérience marquante.
- Fournir un support d’administration et de logistique pour coordonner les services de restauration, les services informatiques, la photographie et la vidéographie.
- Agir comme un support de communication et une liaison pour la publicité d’un événement à notre communauté.
- Assurer un soutien continu aux usagers de nos bureaux en personne ainsi qu’en ligne
- Assurer la propreté et la mise en place de l’espace pour chaque événement.
- Fournir un support de base pour la technologie visuelle et audio. Par exemple: la mise en place d’un téléphone de conférence, projecteur et/ou télévision, l’enregistrement d’évènements, vidéos, présentations sur un ordinateur portable, etc.
- Garder un compte de présence pour chaque évènement
- Coordonner avec l’administration de District 3 pour les dépenses d’évènements, s’il y en a lieu.
- Observer l’utilisation de l’espace de travail, des besoins des usagers afin de suggérer des améliorations pour le projet de Space Redesign
- Effectuer les mises à jour dans du project Space Design dans l’espace de travail, y compris la préparation des demandes d’achat, la mise à jour des configurations de l’espace, le maintien de l’organisation de l’espace de bureau et de la propreté.
- Communiquer les règles et les exigences de l’espace avec chaque visiteur pour avoir une expérience positive.
- S’assurer qu’il y a des personnes dans l’espace d’une base régulière.
- Améliorer l’expérience des usagers dans nos bureaux d’une manière continuelle.
- Coordonner avec Concordia pour des besoins d’entretiens et de propreté
- Reconfiguration de l’espace (y compris le déplacement de meubles)
Qualifications
- Baccalauréat; une combinaison d’éducation et d’expériences sera considérée
- Excellentes aptitudes interpersonnelles et de communication
- Faire preuve d’empathie,de communication claire, et de diplomatie
- Avoir un esprit critique nécessaire pour assurer une exactitude de donnés
- Capacité de gérer plusieurs priorités et tâches simultanément
- Capacité à prendre de l’initiative pour atteindre des objectifs
- Fiable et ponctuel en termes de communication et de présence au bureau
- Excellentes aptitudes de facilitation
- Anglais et français oral obligatoire
- Connaissance de l’écosystème de startup (un plus)
À propos du Centre d’Innovation D3, Concordia
Au cœur d’une université de nouvelle génération, le District 3 de Concordia est un pôle d’innovation multidisciplinaire à Montréal, ouvert à tous. District 3 réunit des acteurs clés des entreprises, du gouvernement, de la recherche et du milieu universitaire afin que chaque innovateur et entrepreneur ait accès aux ressources dont il a besoin pour passer de l’idée à l’impact en toute confiance. Depuis sa création en 2014, District 3 a accompagné plus de 500 startups, organisé plus de 400 événements et ateliers, ainsi que la construction d’une communauté de plus de 12000 membres. En 2016-2017, le hub d’innovation a reçu le prix de promotion et de soutien aux entrepreneurs de Startup Canada.